Các lưu ý khi thuê xe ô tô của cá nhân

1. Bên đi thuê: hai chứng từ là đủ, nhưng phải qua được ngưỡng 5 triệu đồng

Điểm d khoản 13 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC quy định rất gọn:

“Đối với trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân thì hồ sơ để xác định chi phí được trừ là hợp đồng thuê tài sản, chứng từ trả tiền thuê tài sản.

Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân mà tại hợp đồng thuê tài sản có thỏa thuận tiền thuê tài sản chưa bao gồm thuế (thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân) và doanh nghiệp phải nộp thuế thay cho cá nhân theo quy định của pháp luật về quản lý thuế thì doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ cả phần thuế nộp thay cho cá nhân đó nếu có chứng từ nộp thuế.”

Danh mục hồ sơ không có hóa đơn, và cũng không yêu cầu bên cho thuê phải có đăng ký hộ kinh doanh. Đây là quy định riêng cho thuê tài sản của cá nhân, tách khỏi điểm a cùng khoản 13 (mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh dưới ngưỡng — phải lập Bảng kê Mẫu số 02/TNDN). Với tiền thuê xe, doanh nghiệp không phải lập Mẫu 02/TNDN.

Hai điều kiện thực sự gây mất chi phí nằm ở chỗ khác:

• Điểm a khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP — khoản chi phải liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh. Đây là điểm bị loại nhiều nhất trong thực tế kiểm tra: không có nhật ký xe, không có lệnh điều xe, biển số xe thuê trùng với xe giám đốc đi làm hằng ngày.
• Điểm c khoản 1 Điều 9 — thanh toán không dùng tiền mặt với khoản chi từng lần từ 05 triệu đồng trở lên (trước đây là 20 triệu). Điểm c1 cùng khoản chặn luôn kỹ thuật chia nhỏ: mua của một người bán nhiều lần trong cùng một ngày mà tổng từ 05 triệu đồng trở lên cũng bắt buộc chuyển khoản.

Một dòng chữ trong hợp đồng cần lưu ý: phần thuế nộp thay chỉ được trừ khi hợp đồng có thỏa thuận tiền thuê chưa bao gồm thuế. Hợp đồng ghi “giá thuê 20 triệu đồng/tháng” mà không nói gì thêm được hiểu là đã bao gồm thuế; doanh nghiệp nộp thuế thay khi đó là nộp hộ nghĩa vụ của người khác và không có căn cứ để trừ.

2. Chủ xe có phải đăng ký hộ kinh doanh không — câu trả lời là có

Không có điều khoản nào viết thẳng “cá nhân cho thuê xe phải đăng ký hộ kinh doanh”. Nhưng ghép ba văn bản lại thì kết quả chỉ có một, và đó là lý do cơ quan thuế đang yêu cầu chủ xe đăng ký:

Bước 1 — Cho thuê xe là hoạt động kinh doanh. Cá nhân cho doanh nghiệp thuê xe theo hợp đồng, thu tiền định kỳ hằng tháng, là hoạt động cung ứng dịch vụ có tính liên tục nhằm mục đích sinh lợi. Luật Thuế thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15 xếp cho thuê tài sản vào thu nhập từ kinh doanh, và người có thu nhập đó là cá nhân kinh doanh.

Bước 2 — Cho thuê tài sản không nằm trong danh mục được miễn đăng ký. Khoản 3 Điều 82 Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp (Nghị định 296/2026/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định này nhưng không sửa Điều 82) chỉ miễn đăng ký hộ kinh doanh cho sáu nhóm: hộ gia đình sản xuất nông, lâm, ngư nghiệp, làm muối; người bán hàng rong, quà vặt; buôn chuyến; kinh doanh lưu động; kinh doanh thời vụ; và làm dịch vụ có thu nhập thấp — trừ trường hợp kinh doanh ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện. Cho thuê tài sản không có tên trong danh sách này.

Bước 3 — Không được miễn thì không có cửa đăng ký thuế trực tiếp. Đây là mắt xích quyết định. Điểm k khoản 2 Điều 4 Thông tư 90/2026/TT-BTC (hiệu lực 01/7/2026, thay Thông tư 86/2024/TT-BTC) liệt kê đối tượng được đăng ký thuế trực tiếp với cơ quan thuế, trong đó nhóm cá nhân kinh doanh chỉ gồm:

“Hộ gia đình, cá nhân có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng không phải đăng ký hộ kinh doanh theo quy định của pháp luật về đăng ký doanh nghiệp…”

Nghĩa là cánh cửa “cá nhân kinh doanh tự đăng ký thuế mà không cần đăng ký kinh doanh” chỉ mở cho nhóm được miễn tại Bước 2. Cá nhân cho thuê xe không thuộc nhóm đó, nên không đi được cửa này. Con đường còn lại là đăng ký thuế theo cơ chế một cửa liên thông — tức đăng ký hộ kinh doanh trước, mã số thuế được cấp cùng Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.

Bước 4 — Cho thuê ô tô không có luồng riêng như cho thuê nhà. Đây là lý do vì sao chủ nhà cho thuê thì không bị đòi đăng ký hộ kinh doanh, còn chủ xe thì bị. Thông tư 18/2026/TT-BTC mở hai đường riêng, nhưng cả hai đều chỉ dành cho bất động sản: khoản 4 Điều 4 cho cá nhân cho thuê bất động sản tự khai theo Mẫu số 01/BĐS, và điểm b khoản 2 Điều 4 cho tổ chức khai thay, nộp thay cho cá nhân cho thuê bất động sản theo Mẫu số 01/TCKT. Cho thuê động sản — xe ô tô, máy móc, thiết bị — không có đường nào trong hai đường đó, nên rơi về luồng hộ, cá nhân kinh doanh thông thường.

3. Chủ xe nộp thuế gì và ai kê khai

Nội dung	Áp dụng từ 2026	Căn cứ
Ngưỡng không chịu thuế giá trị gia tăng, không phải nộp thuế thu nhập cá nhân	Doanh thu năm từ 500 triệu đồng trở xuống (trước đây 200 triệu)	Khoản 1 Điều 7 Luật Thuế thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15 (sửa đổi bởi Luật số 09/2026/QH16); Điều 3 và Điều 4 Nghị định 68/2026/NĐ-CP
Tỷ lệ thuế giá trị gia tăng	5% trên doanh thu (nhóm dịch vụ)	Điểm b2 khoản 2 Điều 12 Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15
Thuế suất thuế thu nhập cá nhân	5% trên doanh thu tính thuế đối với hoạt động cho thuê tài sản	Điểm c khoản 3 Điều 7 Luật Thuế thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15

Ngưỡng tính trên tổng doanh thu kinh doanh của cá nhân, không tính riêng từng hợp đồng. Một người cho ba doanh nghiệp thuê ba chiếc xe, mỗi hợp đồng 200 triệu đồng/năm, thì tổng 600 triệu đồng đã vượt ngưỡng — dù không doanh nghiệp nào trong ba doanh nghiệp đó nhìn thấy con số tổng.

Về người kê khai: theo bộ hồ sơ mới, cá nhân cho thuê xe tự kê khai với tư cách cá nhân kinh doanh — Mẫu số 01/CNKD nếu vượt ngưỡng, Mẫu số 01/TKN-CNKD nếu dưới ngưỡng (điểm a, điểm b khoản 1 Điều 4 Thông tư 18/2026/TT-BTC). Cơ chế tổ chức khai thay, nộp thay tại khoản 2 Điều 4 Thông tư này là danh mục đóng, chỉ gồm ba trường hợp: cá nhân hợp tác kinh doanh, cá nhân cho thuê bất động sản, và đại lý xổ số, đại lý bảo hiểm, bán hàng đa cấp.

Khuyến nghị hành động

#	Việc cần làm	Ưu tiên
1	Rà soát hợp đồng thuê xe đang hiệu lực: giá đã bao gồm thuế hay chưa; ai chịu xăng dầu, cầu đường, bảo dưỡng, bảo hiểm; ai kê khai thuế	Cao
2	Trao đổi với chủ xe về nghĩa vụ đăng ký hộ kinh doanh và tự kê khai; đối chiếu quy định về mức thu nhập thấp của tỉnh nơi chủ xe cư trú trước khi kết luận được miễn	Cao
3	Dừng khai thay theo Mẫu 01/TTS cho hợp đồng thuê động sản; xác nhận lại cách khai với cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước kỳ khai tiếp theo	Cao
4	Chuyển toàn bộ thanh toán tiền thuê sang không dùng tiền mặt, kể cả khoản dưới 05 triệu đồng nếu cùng một chủ xe phát sinh nhiều lần trong ngày	Cao
5	Thiết lập hồ sơ chứng minh mục đích sử dụng: nhật ký xe, lệnh điều xe, định mức nhiên liệu, danh sách tuyến đưa đón	Cao
6	Với xe thuê của giám đốc, người điều hành hoặc người thân: lưu 2–3 báo giá độc lập cùng dòng xe, cùng thời điểm để chứng minh giá thị trường	Trung bình

Kết luận

Hai nghĩa vụ nằm ở hai bên của giao dịch và không triệt tiêu nhau. Bên đi thuê chỉ cần hợp đồng và chứng từ trả tiền để trừ chi phí; hồ sơ này không đặt điều kiện chủ xe phải có đăng ký hộ kinh doanh, nên việc chủ xe chưa đăng ký tự nó không phải căn cứ để loại chi phí. Bên cho thuê thì gần như chắc chắn phải đăng ký hộ kinh doanh, vì đó là con đường duy nhất để có được trạng thái người nộp thuế cần thiết cho việc kê khai và sử dụng hóa đơn.

Doanh nghiệp không nên coi đây là việc của riêng chủ xe. Khi chủ xe không đăng ký và không kê khai, hồ sơ của doanh nghiệp mất phần chứng từ nộp thuế, và trong kỳ kiểm tra, câu hỏi đầu tiên thường rơi vào chính doanh nghiệp.

Bản tin này được biên soạn nhằm mục đích cung cấp thông tin tổng quan, không cấu thành ý kiến tư vấn cho một tình huống cụ thể. Các quy định pháp luật có thể thay đổi sau ngày phát hành. Doanh nghiệp nên tham vấn ý kiến chuyên môn trước khi ra quyết định. LT Group không chịu trách nhiệm đối với thiệt hại phát sinh từ việc sử dụng thông tin trong bản tin mà không có tư vấn cụ thể.